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社内である緊急プロジェクトを立ち上げたとします。１０人のスタッフ全員で毎日あわただしく情報収集をし、それに基づいて国内外の協力会社、役所などと連絡をとってプロジェクトを推進しはじめました。
各スタッフが入手した情報、各自がそれに基づいて行った仕事の進展状況は、一刻も早くスタッフ全員に伝える必要があります。しかし、スタッフ全員がかならず毎日のミーティングに出席できるわけではありません。
このような場合、電子メールの同報通信機能を利用して、スタッフ全員で同じ情報を共有することができます。簡単にいうと、あるスタッフが別のスタッフのメールアドレスにメールを送信すると、そのメールのコピーがプロジェクトの全スタッフあてに送信されるという方法です。これによりプロジェクトの全スタッフが、同じ情報を入手できます。
次に、そのメールを受け取った人がそれに対して返信を書いて送信すると、そのメールもまた参加しているメンバー全員に同じ内容で送られます。
このようにしてグループ全員の情報共有を行うシステムを、メーリングリストといいます。簡単なシステムですが、うまく利用すると電子会議のような運営もできるので、ビジネスの現場で広く利用されています。 |
現在では、大多数のホスティングサービスでメーリングリストの利用が可能となっています。しかしこの場合もやはり、グレードの低いサービスメニューではメーリングリストの利用がオプションサービスとなっていて別料金を必要とする例が多いようです。
先に、小事業所用の割安なサービスとして紹介した JPort の J-150 というメニューについて調べましょう。このサービスメニューでも、月額料金が１８９０円と安いこともあり、メーリングリストのサービスがオプションで契約するようになっています。その料金はかなり安く、１０メールアドレスにつき、月額３１５円です。従って、たとえば社員１０名以下の小企業でしたら、ウィルスチェックサービスを契約し、さらにメーリングリストの契約をしても月額料金は２７１５円程度で済むことになります。
次に、世界的に割安レンタルサーバーを提供しているので有名な「リンククラブ」のサービスについて調べましょう。
この場合は月額利用料金は3700円ですが、基本サービスのスペックは前記 JPort の J-150 をはるかにしのいでいます。そのようにかなりグレードの高いサービスなので、メーリングリストのサービスが標準で組み入れられており、月額利用料金 3700 円の範囲で利用可能です。
たとえば社員数が２５人以上の企業でウィルスチェックサービスとメーリングリストサービスを利用する場合には、リンククラブのほうがJPort の J-150 サービスより月額費用が低くなります。 |
メーリングリストでは、上記のようにメンバーの行ったすべてのメールのやりとりがそのまま自分に送られてきます。従って、特にメンバーが多い場合には大量のメールが送られてきて、それら全部に目を通して情報の全容を把握するのが困難になってきます。まさにメールの洪水に飲み込まれる状態になりかねません。
そこで、メーリングリストの主催者（管理人）は、メールのやりとりの状況を見て、それが混乱なく進行するようにコントロールするのが肝要です。
また、メーリングリストのメールはメンバー全員が見るのですから、メールの送信者はそれを意識して、コンパクトでしかも全員にとって意味のあるメール文を書くように努力する必要があります。 |
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